في عالم اليوم الذي يسوده الوباء، أصبحت الاجتماعات الافتراضية أمرًا شائعًا ومألوفًا. تُعد الاجتماعات الافتراضية مورداً رائعاً للمجموعات ويمكن أن تكون فعّالة تماماً مثل الاجتماعات الشخصية، وفي بعض الحالات أكثر فعالية.
قد يكون من الصعب التعود على الاجتماعات الافتراضية، لأنك قد لا تجتمع وجهاً لوجه مع زملائك. للمساعدة على سير اجتماعاتك الافتراضية بأكبر قدر ممكن من السلاسة، إليك 10 أفكار سهلة للغاية حول كيفية جعل اجتماعاتك الافتراضية أكثر تشويقًا وإنتاجية.
10 أفكار لجعل الاجتماعات الافتراضية أكثر سلاسة
1. استخدام أدوات متعددة
يجب أن تكون الاجتماعات أكثر من مجرد التحدث مع بعضنا البعض. فالاجتماعات تتطلب التعاون والتعليق على الأفكار. يمكنك الجمع بين مجموعة متنوعة من الأدوات بحيث يمكن لفريقك الاتصال بطرق أكثر من مجرد الصوت أو الفيديو. على سبيل المثال، يمكنك الاتصال بالفيديو باستخدام Skype للاتصال وتحرير المستندات/الملاحظات في نفس الوقت على مستندات Google Docs. أو يمكنك مزامنة فريقك مع تطبيق لوحة بيضاء مثل Miro. يجب أن يكون الهدف هو استخدام مزيج من الأدوات والتطبيقات لتحقيق تعاون أفضل في الوقت الفعلي
2. وضع خطة مفصلة
يستغرق عقد الاجتماعات عن بُعد جهداً أكبر قليلاً لأن معظم الأشخاص يحضرون على الأرجح من منازلهم المريحة بدلاً من المكتب. وللتأكد من سير الاجتماعات الافتراضية بأكبر قدر ممكن من السلاسة، ضع خطة تتضمن نقاطاً وأطراً زمنية محددة. يجب عليك أيضاً أن تتأكد من مشاركة هذه الخطة مع فريقك قبل بدء الاجتماع، حتى يعرفوا سير الأمور بشكل عام. من المفيد أيضًا أن تجعل فريقك يرسل ملاحظات واقتراحات لجدول الاجتماع. بهذه الطريقة، لن تضطر إلى إضاعة الوقت في مراجعة الجدول الزمني قبل كل اجتماع.
3. ابدأ بالتدريب مع مجموعات صغيرة
تصبح إدارة الاجتماعات الافتراضية صعبة للغاية في المجموعات الكبيرة بسبب القيود التكنولوجية وقدرة الجميع على الانتباه والمساهمة. من الجيد البدء بالتدريب مع مجموعات أصغر من الأشخاص. تعد الاجتماعات المكونة من 5 إلى 10 أشخاص مكانًا مثاليًا للبدء حيث يمكن للجميع المساهمة بشكل كافٍ والبقاء في حالة انتباه. وعلى نفس المنوال، لا تحتاج إلى إشراك الجميع في جميع اجتماعاتك. فمن الأفضل أن تدعو فقط من هم ضروريون للغاية. أما أولئك الذين ليسوا كذلك فسوف ينتهي بهم الأمر بالجلوس في صمت، محبطين لأنهم يمكن أن يفعلوا شيئًا مفيدًا.
4. خذ فترات راحة
تنطبق هذه القاعدة أيضاً على الاجتماعات الشخصية، ولكن تأكد من تحديد مواعيد استراحات منتظمة خلال الاجتماعات الافتراضية. كقاعدة عامة، يجب أن تحاول جدولة فترات استراحة صغيرة مدتها 5 دقائق كل 30-45 دقيقة. يميل انتباه الإنسان وتركيزه إلى التوقف بعد حوالي ساعة، لذا فإن إعطاء بضع دقائق لقطع الاتصال وإعادة شحن طاقتك يمكن أن يساعد في إعادة الجميع إلى نفس الصفحة.
5. وضع خطة للمشاكل التقنية
أحد أكثر الأجزاء المحبطة في الاجتماعات الافتراضية هو عندما تبدأ التكنولوجيا في العمل. على سبيل المثال، يعد فقدان بث الفيديو، ومشاركة الشاشة التي لا تعمل، وتأخر الفيديو، كلها مشاكل شائعة نسبياً يمكن أن تعيق اجتماعاتك الافتراضية بشكل كبير.
لهذا السبب من الجيد أن يكون لديك خطة بديلة لاجتماعك في حال تعطلت إحدى منصاتك. على سبيل المثال، إذا كانت أداة مشاركة المستندات الخاصة بك لا تعمل، فيجب أن يكون لديك نسخ من المعلومات المتاحة لإرسالها إلى الأفراد عبر البريد الإلكتروني أو شيء مثل Dropbox. إذا كانت لديك خطط بديلة، فستكون مستعداً لأي مشاكل تقنية.
6. إعطاء الأشخاص أدوارًا مختلفة
من غير المحتمل أن تكون قادرًا على التعامل مع كل جانب من جوانب الاجتماع بمفردك. لذا، تأكد من تفويض بعض الأدوار بين أعضاء فريقك. كقاعدة عامة، يجب أن تحاول أن يكون لديك ميسّر لإبقاء الاجتماع على المسار الصحيح والانتقال بين الأجزاء، وكاتب لتدوين الملاحظات وتسجيل المعلومات المهمة، وكاتب لتسجيل الوقت لتتبع محضر الاجتماع. من الممتع أيضًا تغيير هذه الأدوار في كل اجتماع. يمكنك حتى تحويل توزيع الأدوار إلى نوع من الألعاب لبدء الاجتماع.
7. اطلب مدخلات وملاحظات مباشرة
يمكن أن يشعر الحاضرون بالملل وعدم التركيز إذا لم يكن عليهم المشاركة بنشاط في الاجتماع. وهذا ينطبق بشكل مضاعف على الاجتماعات الافتراضية التي لا تكون وجهاً لوجه. يساعد طلب المدخلات والتعليقات المباشرة الموظفين على الشعور بأن مخاوفهم مسموعة، ومن المرجح أن يكونوا أكثر تفاعلاً. يجب عليك محاولة التواصل مع أفراد محددين وطلب مساهمات منهم.
8. تُعد كاسحات الجليد الافتراضية طريقة جيدة لبدء الأمور
بشكل عام، ستسير اجتماعات الفريق بسلاسة أكبر إذا كان جميع المشاركين يعرفون بعضهم البعض. إذا كان لديك جزء كبير من القوى العاملة لديك يعملون عن بُعد، فمن المحتمل أنهم نادراً ما يرون بعضهم البعض ويقيمون علاقات، كما هو الحال في مكان مادي. لذا، قد يكون من الجيد أن تبدأ اجتماعاتك بنشاط لكسر الجليد لبدء الاجتماعات. يمكن أن يكون موضوع محايد للمحادثة لا علاقة له بالعمل طريقة جيدة لجعل الناس أكثر راحة في مكان الاجتماع.
9. التركيز على المرئيات
تعد المرئيات أحد أهم أجزاء الاجتماعات الافتراضية، خاصة إذا كانت الاجتماعات المرئية هي طريقتك الرئيسية للتواصل. يمكن للمرئيات التفاعلية أن تُبقي الأشخاص في مهمة وتزيد من تفاعلهم. إنها أكثر جاذبية من النظر إلى شاشات النصوص أو المستندات. فمعظم الناس يكونون أكثر تفاعلاً عندما تكون المرئيات موجودة.
10. المتابعة بعد الاجتماع
بعد كل اجتماع، احرص على إرسال رسالة متابعة إلى فريقك تتضمن معلومات حول المواضيع المهمة التي تمت تغطيتها في الاجتماع ومحضر الاجتماع. إرسال المتابعة هو وسيلة لتكرار وتعزيز الدروس التي تمت تغطيتها في الاجتماع. كما يجب ألا تكون رسائل متابعة الاجتماع مجرد تفريغ للنصوص. حاول تضمين بعض العناصر المرئية مثل الصور والرسوم البيانية من الاجتماع.
