En el pandémico mundo actual, las reuniones virtuales se han convertido en algo habitual y en la norma. Las reuniones virtuales son un gran recurso del que pueden ocuparse los grupos y pueden ser tan eficaces como las reuniones en persona y, en algunos casos, más eficaces.
Puede resultar difícil acostumbrarse a las reuniones virtuales, ya que es posible que no te reúnas cara a cara con tus compañeros. Para que tus reuniones virtuales vayan lo mejor posible, aquí tienes 10 ideas superfáciles sobre cómo hacer que tus reuniones virtuales sean más interesantes y productivas.
10 ideas para facilitar las reuniones virtuales
1. Utilizar varias herramientas
Las reuniones deben ser algo más que hablar unos con otros. Las reuniones requieren colaboración e intercambio de ideas. Puedes combinar varias herramientas para que tu equipo pueda conectarse de más formas que sólo con voz o vídeo. Por ejemplo, puedes conectarte a vídeo con Skype para conectarte y editar documentos/notas al mismo tiempo en Google Docs. O puedes sincronizar a tu equipo con una aplicación de pizarra blanca como Miro. El objetivo debe ser utilizar una combinación de herramientas y aplicaciones para mejorar la colaboración en tiempo real.
2. Tener un plan detallado
Las reuniones a distancia requieren un poco más de esfuerzo porque la mayoría de las personas probablemente asistan desde la comodidad de su casa y no en la oficina. Para que las reuniones virtuales se desarrollen con la mayor fluidez posible, elabore un plan con puntos y plazos concretos. También debe asegurarse de compartir este plan con su equipo antes de empezar la reunión, para que conozcan la progresión general de las cosas. También ayuda que tu equipo envíe comentarios y sugerencias para el programa de la reunión. De este modo, no tendrás que perder tiempo repasando el calendario antes de cada reunión.
3. Empezar practicando con grupos más pequeños
Las reuniones virtuales resultan demasiado difíciles de gestionar en grupos grandes debido a las limitaciones tecnológicas y a la capacidad de cada uno para prestar atención y contribuir. Es una buena idea empezar a practicar con grupos más pequeños de personas. Las reuniones de 5-10 personas son el lugar ideal para empezar, ya que todo el mundo puede contribuir lo suficiente y permanecer atento. Del mismo modo, no es necesario incluir a todo el mundo en todas las reuniones. Lo mejor es invitar sólo a los que sean absolutamente necesarios. Los que no lo son acabarán sentados en silencio, frustrados porque podrían estar haciendo algo útil.
4. Tomar descansos
Esta regla también es válida para las reuniones en persona, pero asegúrate de programar descansos regulares durante las reuniones virtuales. Como regla general, debe intentar programar pequeños descansos de 5 minutos cada 30-45 minutos. La atención y la concentración humanas tienden a estancarse al cabo de una hora, por lo que conceder unos minutos para desconectar y recargar las pilas puede ayudar a que todo el mundo vuelva a estar en sintonía.
5. Tener un plan para los problemas técnicos
Una de las partes más frustrantes de las reuniones virtuales es cuando la tecnología empieza a fallar. Por ejemplo, la pérdida de la señal de vídeo, que la pantalla compartida no funcione o el retardo del vídeo son problemas relativamente comunes que pueden interrumpir en gran medida las reuniones virtuales.
Por eso es una buena idea tener un plan B para tu reunión en caso de que una de tus plataformas no funcione. Por ejemplo, si tu compartidor de documentos no funciona, deberías tener copias de la información disponibles para enviarlas a las personas por correo electrónico o a través de Dropbox. Si tienes planes alternativos, estarás preparado para cualquier problema técnico.
6. Asignar diferentes funciones a las personas
Es poco probable que puedas ocuparte tú solo de todos los aspectos de la reunión. Así que asegúrese de delegar un par de funciones entre los miembros de su equipo. Por regla general, debe haber un moderador que mantenga el ritmo de la reunión y se encargue de la transición entre las distintas partes, un escribiente que tome notas y registre la información importante, y un cronometrador que lleve el registro de las actas de la reunión. También es una idea divertida cambiar estos papeles en cada reunión. Incluso puedes convertir el reparto de papeles en una especie de juego para empezar la reunión.
7. Pedir opiniones y comentarios directos
Los asistentes pueden aburrirse bastante y desconcentrarse si nunca tienen que participar activamente en una reunión. Esto se aplica doblemente a las reuniones virtuales que no son cara a cara. Pedir opiniones y comentarios directos ayuda a los empleados a sentir que se escuchan sus preocupaciones, y es más probable que participen. Hay que intentar llegar a personas concretas y pedirles que contribuyan.
8. Los rompehielos virtuales son una buena manera de empezar
En general, las reuniones de equipo serán más fluidas si todos los participantes se conocen. Si una gran parte de su plantilla trabaja a distancia, es probable que rara vez se vean y entablen relaciones, como lo harían en un espacio físico. Por lo tanto, puede ser una buena idea empezar las reuniones con una actividad para romper el hielo y poner las cosas en marcha. Un tema de conversación neutro no relacionado con el trabajo puede ser una buena forma de conseguir que la gente se sienta más cómoda en el espacio de reunión.
9. Centrarse en lo visual
Los elementos visuales son una de las partes más importantes de las reuniones virtuales, especialmente si las videoconferencias son su principal método de comunicación. Los elementos visuales interactivos pueden mantener a los asistentes atentos a la tarea y hacer que participen más. Es mucho más atractivo que mirar pantallas de texto o documentos. La mayoría de la gente participa más cuando hay elementos visuales presentes.
10. Seguimiento tras la reunión
Después de cada reunión, asegúrate de enviar un seguimiento a tu equipo con información sobre los temas importantes tratados en la reunión y el acta de la misma. El envío de un mensaje de seguimiento es una forma de reiterar y reforzar las lecciones aprendidas en la reunión. Los mensajes de seguimiento de las reuniones no deben ser sólo un montón de texto. Intente incluir algunos elementos visuales, como imágenes y gráficos de la reunión.
